Met de pin-a-desk app reserveer je snel een werkplek en zie je meteen wie waar werkt.

Het hybride werken geregeld via een app. Beschikbaar op Android, Apple iOS en desktop computers.
Probeer pin-a-desk 2 weken gratis
Ga naar de demo omgeving

Ons weekoverzicht toont in 1 oogopslag hoeveel werkplekken beschikbaar zijn.

  • In 2 clicks je werkplek gereserveerd
  • Zie meteen welke collega's ook gereserveerd hebben
  • Geef eenvoudig aan op welke dagen je thuis werkt
  • Jouw directe collega's worden bij je eigen reserveringen getoond
Met pin-a-desk kunnen medewerkers direct inloggen via hun bestaand account. Dat betekent geen extra wachtwoorden voor de medewerkers en een veilige authenticatie.

Het hybride werken

Met hybride werken wordt bedoeld dat we met z'n allen steeds vaker onze werkplek aanpassen aan de werkzaamheden die we moeten doen. Indien je je moet concentreren om een artikel te schrijven, dan kan je dat wellicht beter thuis doen. Maar zit je midden in een creatief proces waarbij de input van anderen gewenst is, zit je beter op kantoor. Jouw werk bepaalt je werkomgeving. Voor bedrijven heeft het hybride voor en nadelen. Voordelen zijn bijvoorbeeld minder reiskosten en lagere kantoorkosten, omdat minder werkplekken nodig zijn. Maar hoe regel je dat hybride werken? Hoe houd je bij wie op kantoor is en wie niet? Stel, je wilt graag die ene collega van marketing spreken, maar weet niet wanneer deze op kantoor is?

Lijstjes bijhouden wie wanneer komt en wie thuis werkt is een hele administratie en het kan veel eenvoudiger. Wij hebben de oplossing pin-a-desk gebouwd, waarmee medewerkers hun werkplek op kantoor reserveren en tegelijk kunnen zien wie er allemaal nog meer aanwezig zijn. Hierbij houden we rekening met de privacy van medewerkers. Zo worden oude reserveringen dagelijks uit ons systeem verwijderd en kan je enkel reserveringen zien van collega's binnen je eigen team.

Voordelen

  • Medewerkers reserveren snel en veilig hun eigen werkplek
  • Je ziet direct wie van je team nog meer op kantoor zijn
  • Teams krijgen een maximum aantal te reserveren werkplekken toegewezen
  • Met de optie “ik werk thuis” kan je aan je collega’s laten weten wanneer je aan het thuiswerken bent
  • Kantoorruimte wordt efficienter gebruikt
  • Lage kosten én maandelijks opzegbaar


Hoe het werkt

Onze software staat al klaar en het enige dat je moet doen is jouw locaties waarvoor werkplekken gereserveerd kunnen worden toe te voegen. Je hoeft geen gebruikers aan te maken, omdat wij gebruik maken van jullie bestaand Microsoft Office 365 account. Medewerkers hoeven dus geen nieuw wachtwoord te onthouden en kunnen direct beginnen met het reserveren van werkplekken. Onze servers staan binnen de EU en alle gegevens worden veilig opgeslagen.

Configureer de pin-a-desk omgeving binnen 5 minuten:

    • Definieer locaties zoals gebouwen, verdiepingen en ruimtes waar werkplekken gereserveerd kunnen worden
    • Definieer tijdslots, bijvoorbeeld ochtend en middag
    • Bepaal het maximaal aantal werkplekken dat per locatie en per team gereserveerd mogen worden

Klaar!
Medewerkers die inloggen zien nu de voor hun beschikbare locaties, op basis van hun team en kunnen meteen starten: pin-a-desk!


Zelf ervaren?
Dat kan, ga nu naar onze demo omgeving en probeer alle functinaliteiten zelf uit.


Ga naar de demo omgeving

Secretariaat functie

De secretariaat functie binnen pin-a-desk is bedoeld om een aantal medewerkers extra rechten te geven, waarmee deze medewerkers de werkplek reserveringen van andere medewerkers kunnen inzien en onderhouden. De secretariaat functie biedt de volgende functies:

    • Maak of annuleer werkplek reservering voor andere personen
    • Maak werkplek reserveringen voor meerdere personen over meerdere dagen
    • Overzicht van alle gemaakte werkplek reserveringen

Hoeveel kost het

We hebben het prijsmodel eenvoudig en voordelig gehouden en hanteren een tarief van

€ 0,95
per medewerker
per maand.


Medewerkers kunnen ongelimiteerd werkplekken reserveren. Op basis van het aantal actieve accounts in je organisatie wordt een eindafrekening gemaak, zodat je nooit teveel betaalt. Het verschuldigde bedrag wordt automatisch van credit card of via incasso afgeschreven. Opzeggen kan per maand.

Waarom werkplekken reserveren?

Thuiswerken en flexibele kantoordagen zijn de nieuwe werkelijkheid. In de praktijk blijkt een behoefte aan inzicht te bestaan wie waar aan het werk is. Soms is het gewoon handiger om collega's face-to-face te spreken en dan wil je graag snel kunnen zien wanneer die ene collega precies op kantoor is. Met pin-a-desk geven we medewerkers de mogelijkheid om een werkplek te reserveren via mobiele telefoon of een desktop computer. Tegelijkertijd kunnen medewerkers zien wie nog meer op kantoor per dag.



Zien is geloven

We begrijpen dat je onze software eerst wilt uitproberen, voordat je enige verplichting aangaat of ons product in je organisatie introduceert. Daarom bieden we de mogelijkheid om het volledige product uit te proberen via on demo omgeving. Hierin zie je een fictieve organisatie met 4 medewerkers en kan je zien hoe je zelf een werkplek doet reserveren en hoe je kan zien wanneer andere collega's een werkplek gereserveerd hebben.

Ga naar de demo omgeving


Bevalt de demo en wil je het met collega's uitproberen? We bieden je de mogelijkheid om 2 weken gratis lang de app gratis uit te proberen. Het enige dat je daarvoor moet doen is inloggen met je bestaand Microsoft account! Daarna kan je direct beginnen met het laten reserveren van werkplekken.

Klik hier om naar de login pagina te gaan en meldt je aan met het Microsoft Office 365 account van je organisatie. Daarna kan je meteen beginnen met configureren en collega's uit te nodigen. Collega's die inloggen met een account van hetzelfde bedrijf, komen in dezelfde pin-a-desk omgeving uit. Let er wel even op, dat de persoon die zich als eerste aanmeldt, beheer rechten heeft. Mensen die daarna inloggen krijgen de standaard rechten.

Na 2 weken wordt pin-a-desk voor jouw organisatie op "pause" gezet. Wil je graag een abonnement starten of je test periode verlengen, neem dan even contact met ons op.

Interesse, contacteer ons voor meer info

Veel gestelde vragen

Momenteel bieden wij pin-a-desk aan in het Nederlands en Engels. Binnenkort voegen we hier Frans en Duits aan toe. Heb je behoefte aan een andere taal? Vraag het ons, we voegen graag extra talen toe.
Wij maken gebruik van servers die fysiek gehost worden in Amsterdam. Jouw gegevens worden daar in een database opgeslagen. De data wordt versleuteld opgeslagen, waardoor je gegevens veilig zijn.
Wij hebben een complete set documentatie online staan. Daar zou je de meeste informatie in moeten kunnen vinden. Als onderdeel van het bedrijf On The Go Software Groep, kunnen we terugvallen op een professionele support organisatie die klanten snel en efficient kan helpen met problemen.
Ja, we hebben een uitgebreide handleiding geschreven en die beschikbaar gesteld voor iedereen. Je kan hier informatie vinden over het beheer van de applicatie en over het algemeen gebruik ervan. Zowel beheerders, secretaresses en standaard gebruikers kunnen hier informatie vinden over het reserveren van werkplekken en het beheer van onze cloud app.
Iemand die de rol secretaresse heeft, krijgt naast de standaard mogelijkheid om een werkplek te reserveren, de volgende extra functionaliteiten:

  • Voor meerdere personen over een langere periode een vaste dag en tijdslot reserveren. Handig om teams samen te laten werken.
  • Een overzicht met alle toekomstige reserveringen, voor alle teams, met de mogelijkheid om reserveringen te annuleren.
  • Personen aan andere teams koppelen
  • Namens een andere medewerker een tijdslot reserveren
Je mag pin-a-desk 2 weken gratis gebruiken, zonder beperkingen. Het enige dat je hoeft te doen is inloggen met je Microsoft account en je kan meteen beginnen. Collega's uit jouw organisatie kunnen ook meteen inloggen en komen in dezelfde omgeving uit. Na 2 weken vragen wij een bescheiden maandabonnement om de kosten voor het operationeel houden van het platform te dekken.
Ja, een werkplek reserveren kan standaard tot maximaal 8 weken vooruit. Je mag zelf instellen of je een kortere periode dan 8 weken wilt.
Ja dat kan. Je kan mensen groeperen per afdeling of op welke wijze jij handig vindt. Het is vervolgens mogelijk om een maximum aantal te reserveren werkplekken te definiëren per team. Op die manier kan een grotere afdeling beschikken over meer werkplekken dan een kleinere. Een werkplek reserveren wordt op die manier per team geregeld.
Nee, wij geloven niet dat een plattegrond waarop iedere werkplek is afgebeeld veel toevoegt aan de functionaliteiten die wij willen bieden. Onze visie is dat je snel een reservering moet kunnen doen, zonder je druk te maken waar je precies gaat zitten en dat je gemakklijk kan opzoeken wanneer een bepaalde collega van je ook op kantoor is.
Ja daar wordt absoluut rekening mee gehouden. Personen kunnen enkel de reserveringen zien van directe collega's. Door medewerkers in te delen in teams, weet pin-a-desk bij welk team iemand hoort en dus ook van wie de reserveringen getoond mogen worden. Reserveringen van personen uit andere teams zijn niet zichtbaar.
Jazeker! Je mag zelf tijdslots definiëren. Standaard krijg je er van ons 2: ochtend en middag. Wil jij een avond en nachtslot toevoegen, dan kan dat zonder problemen. Wil je de ochtend nog opsplitsen in 2, 4 of 8 delen, ook dat is mogelijk. Zo kan je op ieder moment van de dag werkplekken laten reserveren.
Zolang je klant van ons bent, zorgen wij goed voor de gegevens die jullie aan ons toevertrouwen. Maar mocht je besluiten weg te gaan, dan geven we je de mogelijkheid om je gegevens mee te nemen. Wij kunnen een export bestand aanleveren met toekomstige reserveringen. Historische reserveringen worden dagelijks uit onze database verwijderd. 2 maanden na beëindiging van het contract verwijderen wij alle gegevens uit ons systeem en is een export ook niet meer mogelijk.
Dat ligt helemaal aan de wensen, maar in principe ja, dat is mogelijk. Wij hebben een bepaalde visie waar we met ons product naar toe willen. Passen jullie wensen in deze visie, gaan we er samen mee aan de slag. Neem zeker even contact met ons op mocht je met dit soort vragen zitten.
Heb je vragen die we op onze site nog niet hebben beantwoord, neem dan contact met ons op via 1 van de volgende kanalen:

Nederland

E. sales-nl@pin-a-desk.com
T. +31 43 85 26 000

België

E. sales-be@pin-a-desk.com
T. +32 495 50 82 41

Over ons

pin-a-desk is een product van de On The Go Software Groep. We bouwen al vele jaren complexe software systemen voor grote ondernemingen over de hele wereld. Het idee om pin-a-desk te bouwen komt voort uit de wens die we kregen vanuit diverse multinationals. Al snel bleek dit geen specifiek probleem te zijn voor deze bedrijven, ook kleinere ondernemingen worstelen met het probleem hoe je thuiswerken naadloos kan integreren met flexibele werkplekken op kantoor.

Wij beschikken over een eigen support afdeling, die vragen of problemen rond pin-a-desk snel kan oplossen. Neem gerust contact met ons op om meer over ons bedrijf, onze mensen en onze producten te leren.

Probeer pin-a-desk gratis