Reserveer je werkplek met pin-a-desk
Telewerk, maar ook hybride werken is tegenwoordig niet meer uit de meeste bedrijven weg te denken. We worden niet alleen deels verplicht door de omstandigheden, maar merken ook dat steeds meer bedrijven hier open voor staan. Hoe regel je dan een eenvoudige en vooral veilige terugkeer naar kantoor? Met tools als pin-a-desk zet je hier als werkgever eenvoudig op in.
Probeer pin-a-desk twee weken gratis
Start van telewerken
Sinds de start van de coronapandemie in maart 2020 is de hoeveelheid telewerk enorm gestegen. Uiteraard in eerste instantie door de maatregelen van de overheid, maar we merken ook dat de vraag bij werknemers steeds groter is om enkele dagen per week van thuis uit te kunnen werken.
Waar in 2017 slechts 17% van de werknemers thuis werkten, waren dat er in september 2020 maar liefst 48% (bron: telewerken.be). Ook dit jaar is het niet anders. We merken dat thuiswerken fijn is, zeker om ons goed te kunnen concentreren. Toch missen we de gesprekken aan de koffieautomaat of de lunchbreaks waarbij je over je weekend kan vertellen. Af en toe op kantoor zijn samen met je collega’s blijft belangrijk.
Hybride werken is de nieuwe toekomst
Ook na corona zal telewerken niet meer uit de maatschappij weg te denken zijn, al schakelen we dan eerder om naar hybride werken. Bij hybride werken passen we letterlijk onze werkplek aan aan de taak die we moeten doen. Denk bijvoorbeeld aan marketeers. Wanneer ze creatieve input nodig hebben of willen brainstormen met collega’s, zitten ze best op kantoor. Moeten ze echter een belangrijke tekst schrijven in volle concentratie? Dan is het beter om een middag thuis te werken en geen afleiding te hebben.
Niet alleen voor werknemers is hybride werken trouwens interessant, ook voor werkgevers. Je hebt lagere kantoorkosten, minder transportkosten en ook meer werkgeluk onder je medewerkers.
Maar hybride werken komt uiteraard ook met uitdagingen. Niet alleen om te weten wie er wel en niet op kantoor is, maar ook om te zorgen dat iedereen veilig kan werken volgens de geldende maatregelen.
Veilig naar kantoor komen
Op kantoor werken is niet alleen gezellig, maar soms ook gewoon nodig. Denk bijvoorbeeld aan meetings, maar ook samenwerken is veel makkelijker als je dat face-to-face kan doen. Vragen worden veel sneller beantwoord en je kan kort op de bal spelen wanneer je collega’s om feedback of advies vragen.
Toch blijft het belangrijk om op een veilige manier naar kantoor te komen. We merken dat veel bedrijven in de afgelopen twee jaar zijn verhuisd naar een kleiner kantoor om kosten te drukken. Sommigen hebben zelfs helemaal geen kantoor meer. Dan is het belangrijk om te kunnen weten wie wanneer komt werken zodat je voldoende werkplekken kan voorzien.
Daarnaast zijn er ook nog altijd bedrijven die afwisselen, waarbij de ene helft van het bedrijf de ene dag komt werken en de andere helft de andere dag. Ook dan is het belangrijk om te weten wie er komt, niet alleen onderling onder collega’s, maar ook als werkgever of aan het secretariaat.
Gelukkig bestaat hier een handige tool voor, namelijk pin-a-desk, waarbij werknemers hun werkplek kunnen reserveren voor ze naar kantoor komen. Tot zelfs meerdere weken op voorhand.
pin-a-desk
pin-a-desk is een handige tool waarmee medewerkers een werkplek op kantoor kunnen reserveren én tegelijk kunnen bijhouden wie er allemaal aanwezig zal zijn op een bepaalde dag. Zo hoef je geen lijsten meer bij te houden van wie thuis werkt en wie op kantoor.
pin-a-desk is een product van On The Go Software Groep, die al jaren complexe software systemen bouwen. Uit hun ervaring met grote ondernemingen en multinationals, ontstond de vraag naar een gelijkaardige tool. Tijdens het bouwen werd al snel duidelijk dat dit een probleem was waar niet alleen grote bedrijven mee zitten, maar dat ook van toepassing is in kleine bedrijven.
Hoe werkt pin-a-desk?
Onze tool is zeer makkelijk in gebruik. De software staat klaar om gekoppeld te worden aan je bestaand Microsoft Office 365 of Google Workspace account. Je kan het gebruiken op de computer, maar ook als app op je smartphone. Door de koppeling met Office 365 worden automatisch alle gebruikers toegevoegd. Niemand hoeft een extra wachtwoord te onthouden en kan direct beginnen met het reserveren van zijn of haar werkplek.
Configuratie in 5 minuten
Door het gebruik van je bestaande Microsoft Office 365 of Google Workspace account, is de configuratie extra eenvoudig. Je hebt er slechts 5 minuten voor nodig!
- Definieer de verschillende locaties waarop je medewerkers kunnen werken, zoals gebouwen, verdiepingen, ruimtes,…
- Definieer verschillende tijdslots. Je kan zelf kiezen hoe lang een werkplek gereserveerd kan zijn. Werk je per dag, met halve dagen of zelfs per uur?
- Kies hoeveel werkplekken er per locatie en per team maximaal gereserveerd mogen worden
Zo simpel is het! Wanneer je dit hebt gedaan, kunnen je medewerkers meteen inloggen en hun werkplek reserveren met pin-a-desk. Ze zien dan de voor hun beschikbare locaties op basis van het team waar ze in zitten.
Extra functie voor het secretariaat
Voor bedrijven met een eigen secretariaat of office manager, bieden we een extra functie bij pin-a-desk. Normaal reserveren medewerkers hun werkplaats, maar met de secretariaat functie kan een secretaresse of management ondersteuner de rechten krijgen om andermans reserveringen te zien en te onderhouden.
Hiermee krijg je de mogelijkheid om reserveringen te maken of annuleren voor andere personen, bijvoorbeeld klanten die langkomen op kantoor. Daarnaast kunnen er ook reserveringen gemaakt worden voor meerdere medewerkers op meerdere dagen. Dit biedt natuurlijk ook de mogelijkheid om aan de receptie al een overzicht te hebben van de werkplekken die nog over zijn of juist al geboekt zijn.
Wat kost het?
Uiteraard blijft de hamvraag: wat kost deze tool nu eigenlijk? Wel, je kan pin-a-desk gebruiken voor slechts €0,95 per maand per werknemer. Hiervoor kunnen een onbeperkt aantal werkplekken gereserveerd worden.
Zijn er medewerkers die een tijdje niet naar kantoor komen of niet actief zijn? Dan worden deze ook niet in rekening gebracht. Wil je even pauzeren met de tool? Door bijvoorbeeld strengere overheidsmaatregelen (laat ons hopen van niet)… Geen enkel probleem! Opzeggen van onze tool kan iedere maand.
Alle voordelen op een rijtje
Nog niet overtuigd van onze handige tool? Dan sommen we graag onze belangrijkste voordelen voor je op!
Met pin-a-desk kunnen je medewerkers snel en veilig hun eigen werkplek reserveren voor ze naar kantoor komen, vanop hun desktop of smartphone app. Dat tot meerdere weken op voorhand. Ze zien dan niet alleen hoe druk het zal zijn op kantoor, maar ook wie er aanwezig zijn van hun team, zoals bijvoorbeeld die ene favoriete collega.
Er zullen altijd een maximum aantal plekken te reserveren zijn, waardoor je werkruimte optimaal gebruikt wordt. Er zullen ook nooit meer werknemers aanwezig zijn dan dat er werkplekken voorzien zijn.
pin-a-desk is maandelijks opzegbaar én te verkrijgen tegen een lage kostprijs. Ideaal voor wie zijn bedrijf wil klaarstomen voor de toekomst. Voor vragen of hulp beschikken we over een eigen support afdeling zodat we je snel kunnen helpen.
Start vandaag nog
Klinkt dit allemaal interessant? Dan bieden we je graag de mogelijkheid om onze tool twee weken gratis uit te proberen, zonder enige verplichting. Het enige wat je nodig hebt is een Microsoft Office 365 of Google Workspace account en je kan direct beginnen.
Ga naar onze login pagina en meld je eenvoudig aan met het Microsoft of Google account van je bedrijf. Het is wel belangrijk te weten dat de eerste persoon die zich aanmeldt beheerrechten krijgt. Daarna kan je de configuratie doorlopen om werkplekken toe te voegen en collega’s uitnodigen om deel te nemen. Iedereen die inlogt via een account van hetzelfde bedrijf, komt in dezelfde pin-a-desk omgeving terecht.
Na twee weken zetten wij je account op pauze. Je kan dan contact opnemen met ons om je testperiode te verlengen of een abonnement te starten. Zo makkelijk is het!
Zit je nog met vragen of wil je alle mogelijkheden nog eens doornemen met één van onze medewerkers? Aarzel dan niet om onze support afdeling te contacteren. Zij helpen je graag verder.